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何度も役所出頭を求められた介護保険事業所申請が、ついに電子化で作業効率を劇的向上!

目次

介護事業所申請のこれまでの課題

書類提出の対面手続きの負担

これまで、介護事業所の申請には多くの書類を対面で提出する必要がありました。このプロセスは事業所にとって大きな負担となっており、役所へ出向くたびに時間と労力を費やすことが避けられませんでした。介護保険やその他の法令に基づく申請には、細かいチェックと確認作業が要求されることが多く、完了までには相当な時間がかかっていました。こうした対面手続きによる負担は、すぐには解消されず、事業所と行政の双方にとって大きな課題となっていました。

郵送や持参の手間と時間

書類を郵送したり直接持参したりする手間も、介護事業所の指定申請等には付きまとっています。郵送の場合は、送達の遅延や書類の紛失のリスクがあり、また添付資料の不足などで再提出を求められることもしばしば発生していました。一方で、書類を直接持参する場合も、役所の開館時間に制限され、自ら手を動かして変更や修正を行う必要がありました。これらの対応は、介護サービス提供者の日常業務を圧迫し、効率的な運営への障害となっていました。このような課題は、介護保険事業所申請の電子化が求められる大きな背景となっています。

電子申請・届出システムの導入

厚生労働省による標準化と利便性向上

厚生労働省は、介護事業所の指定申請や届出手続きを効率化するために「電子申請・届出システム」の導入が予定されています。このシステムの主な目的は、介護保険事業所申請の電子化を通じて介護事業所と行政との間で発生するペーパーワークを大幅に削減することです。申請手続きをオンラインで行うことができるようになり、これにより事務負担が軽減されることが期待されています。

この電子申請・届出システムでは、新規指定申請や指定更新申請、廃止・休止・辞退・再開届など、多様な申請書類のオンライン提出が可能です。また、介護サービス事業所指定における電子申請・届出システムの運用開始に伴い、管理者承認申請や広告事項許可申請、加算に関する届出と報酬請求など、幅広い用途に対応しています。これにより、介護事業者はさまざまな手続きをより簡単に行えるようになります。

申請手続きのオンライン化の流れ

電子申請手続きの導入に際して、全国の自治体に対して早期利用の促進が要請されました。具体的には、2023年7月31日に全国介護保険担当課長会議で、厚生労働省から各自治体に「電子申請・届出システム」の早期利用開始が求められたのです。また、2026年3月までに全ての地方公共団体がこのシステムを利用できるよう準備を完了させることが指示されています。

自治体の中には、新宿区や立川市、四国中央市が既に具体的な開始時期を決定しており、新宿区では令和6年7月1日から、立川市と四国中央市では令和6年4月1日からシステムの受付を開始する予定です。これらの自治体での取り組みは、他の自治体における迅速なシステム導入のモデルケースとなるでしょう。

介護事業所によるシステム活用の現状

地域差と自治体の対応

介護保険事業所申請の電子化が進む中で、地域差が現れているのが現状です。厚生労働省が推進する電子申請・届出システムが全国に広がるテンポは地域ベースで異なります。新宿区や立川市をはじめとする自治体では、早期のシステム導入を決定し、順次対応を進めています。しかし、一部の地方自治体では、導入スケジュールが遅れていることもあり、電子化の恩恵を充分に受けていない地域も存在します。厚生労働省は2026年3月までにすべての地方公共団体がこのシステムを利用できるよう準備を進めていますが、自治体の準備状況や地域特性によって、システム導入のスピードがまちまちであることが課題です。

事業者の反応と意見

介護事業者においても、電子申請・届出システムの導入は大きな関心を集めています。ペーパーワークが減少し事務作業が効率化されることを歓迎する声が多く聞かれます。特に、介護サービス事業所指定における手続きのオンライン化により、利便性が増したと感じる事業者が増えています。ただし、一部の事業者からは、システム利用に必要なGビズIDの取得や運用開始までの初期設定に対する手間を懸念する声も存在します。操作方法の習得や、既存の業務プロセスとの統合に関してのサポートが求められており、今後の導入促進にはそれらの点を考慮したさらなる改善が必要とされています。

電子申請がもたらす効果と利点

作業効率の大幅な向上

介護事業所の指定申請や届出手続きの電子化は、作業効率の大幅な向上をもたらしています。以前は書類の準備や郵送、役所への持参が時間と手間のかかるプロセスでした。しかし、厚生労働省が導入した「電子申請・届出システム」により、これらの手続きがオンラインで一元化され、迅速かつ簡潔に行うことが可能となりました。介護サービス事業所指定における電子申請の導入によって、介護事業所は業務のスピードと効率を劇的に向上させることができ、事務負担の軽減にも寄与しています。

ペーパーレス化による環境負荷の軽減

介護保険事業所申請の電子化により、ペーパーレス化が進み、環境負荷の軽減が期待されています。従来の紙ベースの申請手続きは、多くの紙資源を必要とし、その管理も煩雑でした。「電子申請・届出システム」を活用することで、これらの紙資源を大幅に削減でき、環境の保護にもつながります。また、システム上でのデータ管理により、書類の紛失リスクも最小化できるため、介護事業所にとっても安心です。電子化の進展は、より持続可能な社会を実現するための一歩として重要な役割を果たしています。

ファミーユの「行かない事務」の強み

「行かない事務」

ファミーユの「行かない事務」は、行政や金融機関が進めてきた電子申請・届出システムの導入にいち早く対応し、従来のように書類を持参するために役所に出向かずに、ほとんどの手続きをオンラインで手続きが完結することです。これにより、申請作業を効率化し、40-50名在籍する事業所の事務(人事・労務・給与・社会保険・税務・会計・行政届出・法務等)を、職員1名で対応しています。仕業も、ほとんど業務委託しておらず、関係官庁と密に連携を取り、適法な事務を行えています。

バックオフィスのDXが報酬UPに寄与

ファミーユの「行かない事務」により、バックオフィスのデジタルトランスフォーメーション(DX)が推進され、これが報酬の向上にも寄与しています。電子申請・届出システムによる事務の効率化は、単に時間を節約するだけでなく、従業員が本来の介護サービスの提供に注力する時間を増やし、サービス品質の向上につながります。間接業務の比率を大幅に低下させ、その分は全職員の報酬に還元され、結果として事業所の持続的な成長を支える要因となっています。

ファミーユで働いてみたいと感じた方は コチラもご覧ください。


草野淳@ファミーユグループ代表 
東北大学法学部卒業。アマゾン・ミスミグループなど国内外の人事マネジャーを歴任。人事制度・評価制度の構築の他、独学でITを習得し、多くの人事関連の業務効率化を主導。関連書籍も執筆。2021年からファミーユヘルパーサービス名北の管理者兼サービス提供責任者。


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