紙がなくなれば、昇給・有休も100%？？苦難の乗り越える度にユニークになっていくファミーユ

紙の山を越えて見つけた改革の扉

前章では、「休みを取らせたい──」という単純な願いが、応募ゼロの絶望とM&A、そしてバラバラの運用の苦悩についてお話ししましたが、事業所垣根を越えて運用を標準化・ペーパーレスを進めていくお話しをしたいと思います。

LINE WORKSが紡いだペーパーレスの物語

標準化をどうするかと考えた時に、訪問介護という職員のほとんどが各自の現場で仕事をすることの特殊性に着目し、前々から情報共有ツールの重要性を認識していました。もっとも非効率にしているのは、利用者様に関する情報が事務所の台帳にしかないこと。シフトの伝達は電話が中心。そして訪問記録の控えは各利用者様宅から集めてこなくてはならないこと・・・。そんな当たり前を疑い、LINE WORKS・カイポケ訪問記録を導入して、情報を集約していきました。

シフト・訪問記録・勤怠報告ー＞カイポケ訪問記録へ
利用者様の基本情報や手順書ー＞LINE WORKSへ
月次ミーティングのアジェンダ共有、リモート会議資料－＞LINE WORKSで整備
給与明細、個人処遇・雇用契約、OJT履歴→LINE WORKSへ整備

導入当初は違和感があったものの、スマホ一台でファミーユでの仕事のあらゆる情報が届く安心感が徐々に現場を包み込み、「シフトはカイポケ・情報共有が必要なものはLINE WORKSへ」という文化が徐々に根付いていきました。

コロナ禍が蒔いた統合への種

2022年8月、一度に8名が感染・濃厚接触でお休み──。
「これ以上、サービスを続けられない」
そう思った瞬間、事務所の枠を越えたリカバリーを決断しました。少し強引な面もあったとおもいますが、利用者様・職員さんに理解を得て、違う事業所から職員さんを派遣しました。
その時、強力なツールになったのは前述のLINE WORKやカイポケ訪問記録　といったペーパーレスのツールでした。標準化された情報共有や報告のツールの中では、新しい利用者様の情報の共有や、シフト・訪問記録・勤怠といった手順が共通なため、対象の利用者様の情報グループにメンバー追加するだけで、事業所の垣根を超えたサービスが実現できてしまったのです。

それこそが、事業所統合の気づきになります...
「あれなんで３つも事業所あるのだっけ？　いらないのでは？」
2023年3月、それまで　春日井市・名古屋市に3か所あった事業所は統合されて、ファミーユヘルパーサービス名北　となるのです。

統合と飛躍：ヘルパーサービス2.0の誕生

2023年3月、３拠点を一つに統合し「ファミーユヘルパーサービス名北」として再スタート。
事業所を統合するということは、例えば家賃が不要になったり、マネジャー達の管理業務がスリムになることを意味しています。また、同様に紙を捨て・標準化したことで生まれた余剰資金を、スタッフの報酬に還元する意思決定を行いました。