訪問介護を再設計する「ヘルパーサービス4.0」

訪問介護を再設計する「ヘルパーサービス4.0」

――AIとRPAで管理業務の常識を超える

合同会社施恩（ファミーユ）は、独自の「ヘルパーサービス4.0」モデルを現場に導入しました。
すでに一部機能は稼働を開始し、管理間接業務の在り方を根本から変えつつあります。

実装された仕組みと変化のエピソード

1. キャンセル発言の自動処理

以前：
利用者様やご家族からLINEや電話で「明日のサービスはキャンセル」と連絡があると、マネジャーがカイポケにログインし、対象シフトを削除し、さらに関係スタッフに連絡していました。夜間や休日対応になることも。

今：
グループで「キャンセル」と一言コメントが入れば、シフトは自動削除され、LINE WORKS Botが「該当サービスを削除しました」と即通知。マネジャーは確認作業に時間を割く必要がなくなりました。

2. OCRによるFAX・電子サイン書類の自動仕分け

以前：
FAXで届くケアプランや契約書を印刷し、担当者を探して手渡し、キャビネットにファイル。必要に応じて複合機で再送付も行っていました。

今：
FAXや電子サイン付き文書はOCRで自動テキスト化され、利用者様情報や担当者に自動リンク。必要なら関係先へ自動送付。事務所からはキャビネットも複合機も撤去され、完全ペーパーレス環境になりました。

3. 音声認識＋自動議事録

以前：
サービス担当者会議や面談の議事録は、誰かが手作業で記録し、後日ワードで整形。完成まで数日かかることもありました。

今：
会議を録音するだけで、自動的に文字化・要約。議事録や経過記録、プラン案まで生成され、その場で共有可能に。ケアマネ業務のスピードが飛躍的に向上しました。

4. シフトコーディネートアプリ「シフ子」

以前：
シフト調整は個別スタッフの空き時間をもらってシフト調整を長時間行っていました。調整漏れも多く問題が発生していました。

今：
スタッフが独自アプリ「シフ子」から、働きたい時間にあったシフトを自分で希望することができます。同行希望も同時にだせるので、新人の方もスムーズに稼働開始。マネジャーは「シフト埋め」に追われず、サービスの質向上・管理業務に集中できるようになりました。